Finanse w salonie beauty - kontrola kosztów

Czy już wiesz dlaczego kontrolowanie finansów salonu jest tak ważne? Czas kryzysu uwidacznia w biznesie to, co schowane było głębiej. Brak rezerwy finansowej. Zarządzanie budżetem salonu w dowolny, czasem wręcz frywolny sposób. W trakcie moich szkoleń menadżerskich temat finansów jest jednym z bardziej emocjonujących.

2020-07-09 15:54:21

Często słyszę od właścicieli/menadżerów salonów, że nie prowadzą comiesięcznych analiz np. kosztów, rentowności salonu czy rentowności pracownika. Bo nie potrzebują. Interes się kręci, na życie spokojne jest, więc jest ok. Zwykle jest. Do momentu. Nie tylko COVID-19. Dla wielu właścicieli salonów beauty takim samym ciosem może być odejście pracowników, własna niedyspozycja, czy też inny przypadek losowy. Właśnie dlatego analiza finansowa jest niezwykle ważna. Mogę Ci pomóc przez to przejść. Kontrola budżetu salonu beauty może być prosta. Wykonajmy to wspólnie krok po kroku.

JAK ZACZĄĆ?

Pozbieraj informacje

Jeśli chcesz zapanować nad budżetem Twojego salonu zacznij od przeliczenia kosztów. Nie zakładaj proszę, że kontrolą wydatków w Twoim salonie zajmuje się księgowa, bo zwykle tak NIE JEST. Księgowy zajmuje się, w uproszczeniu ujmując, poprawnym rozliczaniem dokumentów w Twojej firmie. Nie jest to to samo, co prowadzenie analizy finansowej Twojego salonu.

ANALIZA FINANSOWA = BADANIE I KONTROLA BUDŻETU SALONU

Do analizy potrzebne jest właściwe zbieranie i zestawianie konkretnych informacji. Jakich? Zależy, co chcesz przeliczyć:

- wydatki firmy,

- rentowność pracownika,

- efektywność pracy salonu,

- zużycia magazynu,

- rentowność cennika.

Co na początku będzie Ci potrzebne? Tabela kosztów, w tym ustalenie kosztów ponoszonych na pracowników. Przyda Ci się tabela obrotów każdego pracownika, najlepiej z podziałem na sekcję, tj. sprzedaż, rodzaj usługi. Dodatkowe, potrzebne informacje to np. zużycie towaru rozliczane per pracownik.

Obrót nie jest wyznacznikiem

Podczas pracy indywidualnej z salonami, często otrzymuję informację: ile wynosi obrót salonu, obrót pracownika. Przy czym obrót nie jest wskaźnikiem sukcesu. O tym czy Twoje finanse w salonie są w dobrej, czy złej kondycji decyduje: końcowy zysk, efektywność wynagrodzeń, rentowność salonu oraz punkt krytyczny – czyli próg finansowy w Twojej firmie (punkt, poniżej którego popadasz w długi).

ZYSK = OBRÓT - KOSZTY

Twoje wynagrodzenie jest kosztem, nie utożsamiaj go z zyskiem salonu. Zysk salonu to te środki, które zostają na utrzymanie płynności finansowej Twojego salonu. Rezerwa pieniężna na takie czasy jak COVID-19.

Zapanuj nad kosztami

Jeśli masz zamknięty salon, to ciężko wygenerować obrót. Możesz jednak zapanować nad wydatkami. To jest ten czas – jak najszybciej podlicz wszystkie koszty w Twoim salonie. To bardzo proste. Wypisz wszystkie wydatki, które pokrywane są z kasy salonu. Właśnie w ten sposób. Nie interesuje Cię w tej chwili, co jest kosztem w założeniu księgowości. Wpisujesz wszystkie sytuacje, gdzie rzeczywiście wydawane są pieniądze salonu.

Jeśli nie prowadzisz takich rozliczeń, możesz skorzystać z mojego prostego w obsłudze arkusza. Jak widzisz podzieliłam wydatki salonu na:

- koszty stałe – tak je nazwijmy, ze względu na to, że płacisz je regularnie, co miesiąc w tej samej kwocie, np. czynsz za lokal;

- koszty pracownika – tutaj najważniejsze jest ujęcie wszystkich elementów wynagrodzenia (nawet premii, której nie zna, bo o niej nie wie);

- koszty materiału – jeśli prowadzisz miesięczną ewidencję zużycia produktów na magazynie – skorzystaj z tego rozliczenia. Jeśli nie – przelicz sumę faktur za towar z poprzedniego roku i podziel na 12 – wyjdzie z tego średni koszt towaru/miesiąc.

Jak zmniejszyć koszty stałe?

W tej chwili potrzebujesz szybkich rozwiązań dla dynamicznej sytuacji. W przypadku tzw. kosztów stałych szybkie cięcie wymaga mądrego przemyślenia sytuacji firmy. Lokalu nie zmienisz z dnia na dzień, więc tym kosztem raczej się nie zajmuj w pierwszej kolejności. Jeśli wiesz, że lokal jest za drogi na Twoje możliwości finansowe, wyznacz sobie cel – zmiana lokalu i zajmij się tym po ustaniu sytuacji nadzwyczajnej. W tej chwili działasz w trybie awaryjnym. Potrzebujesz szybkich rozwiązań. Zastanów się nad wszystkimi kosztami, które są zbytkiem w tym czasie.

Masz wiele możliwości, żeby znaleźć oszczędności, np.:

- Samochód służbowy – obecnie banki i leasingi są skłonne do różnych rozwiązań, dlatego zastanów się czy faktycznie potrzebujesz samochodu służbowego. Jeśli tak – czy na pewno takiego? Czy może to być tańsze auto? Pamiętaj, to nie tylko kwestia raty leasingu, ale również utrzymania takiego pojazdu. Im droższa marka samochodu, tym wyższe koszty. Może na czas kryzysu warto zejść z luksusu na rzecz praktycznych rozwiązań? Jeśli nie chcesz rezygnować z konkretnej marki, skorzystaj z karencji spłaty lub wydłużenia leasingu/ kredytu na rzecz mniejszej raty.

- „Salonowe umilacze” – w czasie kryzysu liczy się przetrwanie, spróbuj zawiesić/rozwiązać wszystkie umowy dotyczące dodatkowych usług dla salonu (np. abonamenty na usługi, z których teraz nie korzystasz, ZPAV, programy obsługujące umawianie wizyt itp.). Napisz do każdej z tych firm o zawieszenie umowy współpracy i nienaliczanie abonamentów/należności w czasie tego zawieszenia.

- Twoja wypłata – wynagrodzenie właściciela salonu to również koszt, który podlega przemyśleniu. Trzeba spiąć się, aby przetrzymać czas zawieszenia. Przelicz raz jeszcze Twoje prywatne wydatki. Zastanów się, co możesz uciąć. Zmniejszysz dzięki temu Twoje zapotrzebowanie, więc może uda się zmniejszyć wypłatę. To czas przejściowy. Jeszcze zdążysz wrócić do poziomu, który Cię satysfakcjonuje. Pamiętaj, jako samozatrudniony możesz w określonych przypadkach skorzystać z dopłaty rządowej – tzw. postojowego (2080 zł).

Koszty pracownicze

Zerknij na tabelę kosztów, którą zamieściłam. Zwróć uwagę, że koszt pracownika to 3 składowe:

- ZUS – postaraj się o umorzenie składki ZUS. Możesz wykonać wszystkie czynności przez profil PUE. Wzoru wniosku jeszcze w chwili, gdy piszę tekst, nie ma, ale pewnie pojawią się w ciągu kilku dni i znajdziesz do nich instrukcję na zus.pl.

- Wynagrodzenie – możesz skorzystać m.in. z dopłaty do wynagrodzenia pracownika 40%.

- Premia – tutaj warto porozmawiać z pracownikami i ustalić warunki w trybie awaryjnym.

- Rentowność – przemyśl i przelicz, który pracownik jest faktycznie potrzebny i przynosi zysk dla Twojego salonu; czas kryzysu powinien być również czasem na przemyślenie nierentownych etatów.

Koszty materiału

Niby w tym momencie nie ma znaczenia, bo przecież salon nie pracując, nie zużywa towaru. Warto jednak chwilę pochylić się nad tematem:

- Termin płatności – spróbuj ustalić z dostawcami realny termin realizacji zobowiązań.

- Właściwy dobór – masz czas, żeby przemyśleć z kim współpracujesz na tym poziomie; jakie formy wsparcia dla Twojego biznesu przewiduje dystrybutor farb, na których pracujesz.

Zacznijmy pracę nad finansami od właściwego zebrania informacji o wydatkach Twojej firmy oraz od przeliczenia, gdzie możesz oszczędzić w zakresie kosztów. To Twoje pierwsze zadanie w drodze do przeprowadzenia analizy budżetu swojego salonu. W kolejnym kroku zastanowimy się nad rentownością cennika i tym, jak podejść do tematu ceny po powrocie do działania salonu. Zacznij działać. Licz. Oszczędzaj. Szukaj nowych rozwiązań.

Pamiętaj: KRYZYS JEST POCZĄTKIEM ZMIANY. ZMIANA MOŻE BYĆ NA TWOJĄ KORZYŚĆ.

Warunek: czas odrobić zaległości w zakresie analizy finansowej Twojego salonu. Możesz korzystać ze wskazówek, które będą umieszczane na moim blogu. Jeśli czujesz, że potrzebujesz większego wsparcia – zarezerwuj termin na indywidualną konsultację ze mną, a ja pomogę Ci krok po kroku opanować temat. Możesz też skorzystać z mojego doświadczenia i zamówić wykonanie pełnej analizy finansów Twojej firmy. W takiej sytuacji prześlesz nam wskazane informacje, a ja (wraz z zespołem analityków) przeprowadzimy pełen przegląd budżetu Twojego salonu i wskażemy Ci gotowe rozwiązania.

Tekst: Anna Majer Łabuś

 

Anna Majer Łabuś – trener biznesu beauty. Od 12 lat menadżer i coach najlepszych salonów fryzjerskich w Polsce. Zna biznes fryzjerski i kosmetyczny z każdej strony. Współtworzy markę ASF Majer. Opracowała autorski cykl szkoleń menadżerskich – Akademię Menadżera Biznesu Beauty. W praktyczny sposób uczy:

- jak zwiększać zyski salonów urody;

- w jaki sposób zatrudniać, motywować i rozwijać pracowników w tej branży.

Jej unikatowy program Super Nany, prowadzony bezpośrednio w salonach beauty w całej Polsce, dostarcza gotowe rozwiązania i narzędzia do zbudowania rentownego salonu oraz efektywnego teamu. Współpracuje z największymi koncernami hair&beauty, m.in. koordynując pokazy fryzjerskie i backstage pokazów mody. Jednocześnie jest prelegentem wielu kongresów branży beauty.  

ZNAJDŹ NAS: