Zarządzanie zasobami informacji w męskim zakładzie fryzjerskim

Na co dzień pracuję w bardzo nietypowym miejscu jak na kobietę, bo w męskim zakładzie fryzjerskim. Jest to biznes rodzinny, który współtworzę z moimi bliskimi i przyjaciółmi. Chociaż z zawodu nie jestem fryzjerką, tylko zarządzam całym zakładem, ludźmi oraz organizuję wszystko, co tylko się da, nie można powiedzieć, że nie kocham tego, co robię. Bo kocham! I to całym sercem. Świat męskich kosmetyków, zapachów, historii oglądanych przez pryzmat włosów, czy fryzur to coś, co mnie fascynuje i wiem, że jest to moje miejsce na ziemi. A skoro pracuję na stanowisku managera, to oczywiście w dużej mierze jestem odpowiedzialna za to, w jaki sposób zarządzamy informacjami i jak je wykorzystujemy w naszym zakładzie.

2020-08-04 10:59:30

Na rynku, nie tylko stricte biznesowym, ale także usługowym, coraz większą rolę w kapitałach przedsiębiorstw odgrywają informacje oraz wykorzystywanie technologii informacyjno-komunikacyjnych. Badania pani Genowefy Sobczyk z Wydziału Ekonomicznego Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie opracowane jako „Rola i źródła informacji rynkowych w działalności przedsiębiorstw” wskazują na wzrost zapotrzebowania firm na informacje rynkowe oraz rozszerzenie źródeł informacji wykorzystywanych w zarzadzaniu marketingowym firmą. Z racji, że na co dzień mam do czynienia z wykorzystywaniem takich informacji, mam już w tym jakieś doświadczenie. Myślę, że warto rozpocząć od zdefiniowania czym według mnie jest informacja, wykorzystanie informacji, a następnie zarządzanie nią na moim przykładzie.

Informacją może być wszystko to, co przynosi nam jakąś wiadomość. Może to być zdobyta wiedza na dany temat, fakt, ciekawostka. Coś, co wnosi nam jakąś wartość. Przynajmniej powinno - wówczas mamy do czynienia z informacją ważną i pożyteczną. Bo oczywiście na co dzień mamy do czynienia z masą nieprzydatnych i bezużytecznych informacji, które do niczego nie są nam potrzebne, ale dzisiaj nie o tym. W słowniku wyrazów obcych możemy wyczytać, że „Informacja jest też definiowana jako powiadomienie o czymś, zakomunikowanie czegoś; wiadomość, wskazówka, pouczenie”.

Skoro wiemy już, czym jest informacja, należy wyjaśnić pojęcie „wykorzystywanie informacji” czy „wartość informacji”. Na wartość informacji składają się elementy m.in. takie jak: użyteczność, wiarygodność, aktualność, dokładność itp. Chodzi o to żebyśmy dzięki tym cechom mogli te komunikaty posegregować i uporządkować wedle naszych upodobań. W Encyklopedii Zarządzania udało mi się znaleźć bardzo ciekawe zdanie, które myślę doskonale definiuje to pojęcie: „Wartość użyteczna informacji to różnica pomiędzy użytecznością decyzji podjętej przez decydenta pod wpływem posiadania jej a użytecznością decyzji podjętej bez posiadania tej informacji.”. Czyli różnica w momencie podejmowania decyzji kiedy osoba miała lub nie miała informacji o danej dziedzinie i jak ta wiadomość mogła wpłynąć na tę decyzję.

Teraz płynnie przechodzimy do części dotyczącej zarządzaniem informacją. Myślę, że mogłabym podać tutaj przykład z mojego życia codziennego, który zobrazuje cały ten proces od początku do końca.

Jako zakład fryzjerski otrzymujemy na co dzień dużo różnych informacji. Od opinii naszych klientów o strzyżeniu, czy są zadowoleni z usługi, oferty od firm, które chcą z nami współpracować, od producentów kosmetyków itp., po dane osobowe, które mamy, kiedy zapisujemy kogoś na wizytę (musimy znać jego imię oraz numer telefonu). Następnie taką wiedzę musimy skategoryzować i podzielić na te istotne i te, które mogą się przydać, a które nie. Informacją istotną może być zapotrzebowanie na produkt. Przykładowo - zamawiamy nowe kosmetyki do stylizacji włosów, ale zamawiamy ich tylko kilka sztuk, żeby sprawdzić, czy jest nimi zainteresowanie. Jeżeli widzimy, że jest na nie duży popyt - zamawiamy następną dostawę z większą ilością produktów. Ale jeśli przykładowo produktu sprzedaje się dużo, ale chcielibyśmy dotrzeć do jeszcze innej grupy odbiorców niż zakładaliśmy na początku, należy wystosować komunikat marketingowy w oparciu o dane, które już mamy. Mamy tu do czynienia z informacją marketingową, która wykorzystuje informacje pochodzące z rynku i wnętrza przedsiębiorstwa, poszerza wiedzę o możliwościach działań marketingowych i służy do podejmowania decyzji, które minimalizują ryzyko w popełnieniu błędów!

Kiedy wiemy na przykład, że zbliża się Dzień Ojca i przy zasobach, które mamy, przykładowo: kosmetyki, możemy w mediach społecznościowych i nie tylko podawać informacje o promocjach specjalnie przygotowanych właśnie na ten dzień. Możemy dzięki reklamom płatnym na Facebooku czy Instagramie promować nasze kosmetyki i targetować ten komunikat do naszych odbiorców i grupy docelowej, którą możemy sobie ustalić na podstawie statystyk i danych między innymi z naszych mediów społecznościowych.

Bardzo ciekawi mnie fakt, że nie do końca wiadome jest to, co tak naprawdę wyróżnia zasoby informacji oraz wiedzy od innych zasobów firmy. Myślę, że posiada ona kilka swoich własności, które są niezwykle interesujące - między innymi to, że informacje są łatwe w przechowywaniu i zajmują mało miejsca (w porównaniu do innych zasobów). Informację bardzo łatwo można przenieść, przetransportować z miejsca na miejsce. Oprócz tego jest podzielna i nie traci na wartości, kiedy się nią dzielimy z kimś innym. Przekazanie komuś, nie oznacza jej utraty, bo nadal jesteśmy w jej posiadaniu. Ale oprócz plusów, są również minusy: informację można łatwiej wykraść oraz nie można jej ukryć w 100% przez co czasami dochodzi do przecieków, czyli niezamierzonych wypływów informacji z organizacji. Dlatego tak ważne są zapory sieciowe i hasła w naszych komputerach i na serwerach firmowych, żeby nie dopuścić do sytuacji, kiedy osoba trzecia wykrada nasze dane bez naszej wiedzy i zgody. Ochrona danych osobowych moich i moich klientów jest dla mnie bardzo ważna. Nikt oprócz nas nie ma dostępu do zeszytów, gdzie zapisywane są imiona i numery telefonów, co jakiś czas zmieniam hasła na Facebooku i Instagramie, żeby zapobiec włamaniom na konto firmowe itp.

Wydaje mi się, że właśnie na tym polega odpowiednie wykorzystywanie zasobów informacji, które mamy w firmie. Z posiadaniem informacji oraz z umiejętnością ich zarządzania wiąże się ogromna odpowiedzialność. Nie tylko odpowiedzialność negatywna (kiedy ciągle się boisz, że coś złego się może stać i się denerwujesz), jeśli mogę to tak ująć, ale również ta pozytywna, czyli posiadasz dane, których nie ma nikt poza tobą i możesz korzystać z tych zasobów do woli. Dzięki temu mogę ulepszać kampanie marketingowe mojej firmy wiedząc do kogo kierować komunikaty oraz wiedząc, jacy są moi potencjalni klienci i odbiorcy. I to są właśnie te czynniki, które bardzo napędzają mnie do dalszego działania. Odpowiedzialność,  ale i radość z tego co robię.

Marcelina Szulc

ZNAJDŹ NAS: